公司成立后如何申请发票？

# 公司成立后如何申请发票？

创业路上，拿到营业执照只是第一步，真正让企业“活”起来的，往往是那张看似不起眼却至关重要的——发票。很多初创老板都有这样的困惑：公司刚成立，印章还没焐热，客户就催着要发票；看着税务局官网的流程图，感觉像看天书；好不容易跑完税务局，发现发票种类选错了，开出去的客户无法抵扣……这些场景，几乎是我从业近20年来，每天都会遇到的“新手难题”。作为加喜财税秘书公司的中级会计师，我见过太多企业因为发票申请环节的疏漏，轻则耽误业务，重则面临税务风险。其实，发票申请并不复杂，关键在于掌握流程、避开“坑位”。今天，我就以12年财税服务的经验，手把手教你从“零”开始搞定发票申请，让企业从一开始就走在合规经营的“快车道”上。

前期准备需充分

万事开头难，发票申请的“开头”，就是前期准备工作。很多老板觉得“公司成立了就行，材料后面再补”，这种想法大错特错。税务部门对发票申领的审核非常严格，材料不全、信息有误，轻则来回跑，重则直接驳回。我之前遇到过一个做电商的老板，小张，公司刚注册完就急着接了个大单，客户要求开专票，结果他带着营业执照复印件就来税务局，忘了带公章和银行开户许可证，白跑了一趟，还差点丢了客户。所以，前期准备就像“磨刀不误砍柴工”，把基础打牢，后续流程才能顺顺当当。

首先，**核心材料必须齐全**。这包括营业执照正副本原件、公章、财务章、发票专用章、法定代表人身份证复印件，以及银行开户许可证（或基本存款账户信息）。其中，发票专用章是很多新手容易忽略的，它和公章的法律效力不同，专门用于发票开具，没有它，税务局根本不会给你发票。我见过有老板为了省钱，用公章代替发票专用章，结果开出去的发票被客户打回，说“章不对”，最后只能作废重开，不仅浪费了发票额度，还耽误了入账时间。

其次，**人员配置要到位**。公司需要指定一名“办税员”，负责后续的发票申领、开具、申报等工作。办税员需要提供身份证复印件，并在税务局进行实名认证。同时，要确定一名“财务负责人”，这个角色很重要，税务部门会通过他联系企业，审核企业的财务报表和纳税申报。我建议初创企业优先选择有会计从业经验的人员担任财务负责人，如果暂时没有，也可以找专业的财税代理机构代为担任，避免因为不熟悉政策导致企业“踩坑”。

最后，**经营地址要真实**。税务部门会核查企业的实际经营地址是否与注册地址一致，如果发现“地址异常”（比如注册地址是虚拟地址，但实际经营地址未备案），可能会要求企业提供场地租赁合同、水电费缴纳证明等材料。之前有个客户在创业孵化器注册，但忘了提交孵化器的场地使用证明，税务局直接打电话到孵化器核实，差点被认定为“虚开”风险企业。所以，提前确认经营地址的合规性，能避免很多不必要的麻烦。

税务登记是基础

拿到营业执照后，第一步不是急着去申请发票，而是去税务局办理“税务登记”。很多老板以为“营业执照就是税务登记证”，其实不然，2015年“三证合一”改革后，税务登记和工商登记合并了，但企业仍需在领取营业执照后的30天内，到税务局进行“报到”，也就是我们常说的“税务登记”。这一步是后续所有涉税业务（包括发票申请）的前提，跳过这一步，根本申领不了发票。

税务登记的流程，现在大部分地区都可以通过“电子税务局”线上办理，非常方便。登录电子税务局后，选择“新办纳税人套餐”，按照提示填写纳税人基本信息（比如注册类型、核算方式、从业人数、会计制度等），上传营业执照、公章等材料的扫描件，提交审核。审核通过后，税务局会核定企业的“税种”和“征收方式”，这就是我们常说的“核定税种”。核定税种是税务局根据企业的经营范围和规模，确定企业需要缴纳哪些税（比如增值税、企业所得税、附加税等），以及如何缴纳（查账征收还是核定征收）。我见过一个餐饮老板，以为开餐厅只交增值税，结果税务局核定税种时，还核定了“房产税”和“城镇土地使用税”，因为他租的商铺面积超过了一定标准，这就是对税种不熟悉导致的“漏缴”风险。

税务登记完成后，企业会拿到一个“纳税人识别号”，这个号码就像企业的“税务身份证”，开发票、报税、领发票都离不开它。同时，税务局会为企业确定“主管税务机关”，也就是企业后续办理涉税事务的“对口单位”。很多新手老板分不清“国税”和“地税”，其实2018年国税地税合并后，现在只有一个税务局，但内部仍有不同科室分管不同税种，比如增值税由货物和劳务税科管理，企业所得税由所得税科管理。了解主管税务机关的科室分工，能让你在办理业务时“找对人”，少走弯路。

税务登记还有一个容易被忽略的细节——“财务会计制度备案”。企业需要向税务局报送财务会计制度（比如《小企业会计准则》或《企业会计准则》），以及会计核算软件的名称和版本。我之前帮一个客户做税务登记时，忘了备案财务制度，结果企业第一次申报企业所得税时，税务局系统提示“未备案财务制度”，只能先去补备案，耽误了申报期限，还被罚款了200元。所以，这个细节一定要重视，别因为“小”而疏忽。

发票种类要选对

税务登记完成后，就可以申请发票了。但先别急着去税务局，你得先搞清楚：企业到底需要哪种发票？发票种类选错了，不仅客户用不了，还可能让企业多缴税。发票的种类很多，常见的有增值税专用发票、增值税普通发票、电子普通发票、机动车销售统一发票等，不同种类的发票适用场景和税务处理完全不同，选对种类是“开对发票”的第一步。

**增值税专用发票**（简称“专票”）是很多一般纳税人的“刚需”。专票不仅作为购销双方的记账凭证，更重要的是，购买方（一般纳税人）可以凭专票抵扣增值税进项税额，降低税负。比如，你是一家一般纳税人的科技公司，采购了一批电脑，拿到专票上注明税额1000元，那么这1000元就可以从你公司的销项税额中抵扣，相当于少缴了1000元的税。但专票的“门槛”比较高，只有一般纳税人才可以自行开具，小规模纳税人需要去税务局代开。我之前遇到一个客户，是小规模纳税人，客户要求开专票，他自己在税控盘上开了，结果税务局稽查时发现“小规模纳税人自行开具专票”，不仅罚款，还把他的发票额度降到了最低，得不偿失。

**增值税普通发票**（简称“普票”）是适用范围最广的发票，无论是小规模纳税人还是一般纳税人，都可以自行开具。普票和专票最大的区别是，购买方不能抵扣进项税额，所以主要适用于个人消费者、小规模纳税人或者不需要抵扣税额的一般纳税人。比如，你开了一家奶茶店，顾客来消费，你给他开普票就行，他个人也用不了抵扣。现在普票又分为纸质普票和电子普票，电子普票是未来的趋势，它不需要纸质打印，通过短信、邮箱等方式就能发给顾客，既环保又方便，而且查询真伪也很简单，直接在“全国增值税发票查验平台”输入发票代码、号码、密码就能验证。我建议初创企业优先申请电子普票，尤其是互联网企业，客户大多是年轻人，电子普票更符合他们的使用习惯。

除了专票和普票，还有一些“特殊发票”需要注意。比如**机动车销售统一发票**，专门用于销售机动车时开具，如果你是汽车销售商，就必须申请这种发票；**二手车销售统一发票**，用于二手车交易，也有专门的格式和开具要求。还有**通行费发票**，现在主要是电子发票，通过ETC卡开具，可以抵扣进项税额。我见过一个物流公司的老板，因为不知道ETC通行费发票可以抵扣，每次都是拿纸质定额发票入账，结果一年下来少抵扣了几万元的进项税，这就是对“特殊发票”不熟悉导致的损失。所以，企业在申请发票前，一定要结合自身的业务类型，选择合适的发票种类，如果不确定，可以咨询税务局或专业的财税机构，别自己“瞎猜”。

申领流程要清晰

选对了发票种类，接下来就是“申领发票”了。申领发票的流程，现在大部分地区已经实现了“线上为主、线下为辅”，但第一次申领（尤其是首次购买增值税发票），还是需要去税务局现场办理的。很多老板觉得申领发票很麻烦，要排队、要填表，其实只要掌握了流程，其实并不复杂。我以“首次申领增值税专用发票”为例，给大家详细拆解一下流程，让你少走弯路。

第一步，**线上预申请**。登录电子税务局，找到“发票票种核定”模块，选择“增值税专用发票”或“增值税普通发票”，填写申请信息，比如发票种类（如增值税专用发票）、月领用份数（比如25份）、单份最高开票限额（比如10万元）、开票方式（税控盘、UKey等）。这里要注意“单份最高开票限额”，这个限额是根据企业的经营规模和纳税信用等级核定的，新办企业一般初始限额是“万元版”（单份最高开票金额10万元），如果业务需要更高限额（比如“百万元版”），需要向税务局提交“最高开票限额申请表”，并提供相关的合同、付款凭证等证明材料，证明企业有足够的业务需求。我之前帮一个客户申请“百万元版”专票，因为提供了和客户的长期合作合同，以及近期的销售流水，很快就审批通过了；但如果客户是刚成立的小微企业，没有足够的业务证明，税务局很难审批通过。

第二步，**线下提交材料**。线上预申请通过后，需要携带所有材料的原件和复印件，到主管税务局的“办税服务厅”提交审核。必备材料包括：营业执照副本原件、公章、发票专用章、办税员身份证原件、税务登记证副本（如果三证合一后，一般不需要了，但最好带上）、以及电子税务局预申请通过的回执单。提交材料后，税务局的工作人员会审核材料的真实性和完整性，如果材料没问题，会当场出具“发票领用单”；如果材料有问题，比如公章不清晰、身份证过期，会告诉你需要补正的材料，让你重新提交。我见过一个客户，因为带的公章是“财务专用章”，不是“发票专用章”，被工作人员打回去了，他当时就急了，说“我公章不就这一个吗？”其实，不同印章有不同的用途，提前准备好“发票专用章”，能避免这种尴尬。

第三步，**领取发票和开票设备**。拿到“发票领用单”后，就可以去“发票发售窗口”领取发票了。如果是纸质发票，工作人员会给你一本“发票簿”（比如25份专票），并让你核对发票的种类、份数、号码是否正确；如果是电子发票，不需要领取纸质票，直接在电子税务局下载开票软件即可。同时，税务局会给你发放“开票设备”，比如税控盘、税控UKey等，这是开具发票的“工具”，相当于“发票打印机+加密卡”，必须妥善保管。税控盘需要每年缴纳“服务费”（目前是280元/年），由税务局指定的服务商（比如航天信息、百望云）收取，这个费用企业要提前预算好。我之前遇到一个客户，领到税控盘后，不知道要缴服务费，第二年税务局催缴时，他才恍然大悟，还以为税务局“乱收费”，其实这是正常的维护费用。

第四步，**首次开票测试**。拿到发票和开票设备后，不要急着给客户开，先做一次“开票测试”。登录开票软件，录入一张“测试发票”（比如金额100元，税率13%），打印出来后，检查发票上的信息是否正确（比如购买方名称、纳税人识别号、金额、税额、发票代码、号码等），然后通过“全国增值税发票查验平台”查验这张发票是否能正常查验。如果测试发票没问题，说明你的开票设备和操作流程都是正确的；如果有问题（比如打印模糊、信息错误），及时联系开票设备服务商或税务局的技术人员解决，避免给客户开“错票”。我见过一个客户，第一次开票时，把购买方的“纳税人识别号”输错了，客户拿去抵扣时，系统提示“发票代码、号码或校验码不正确”，只能作废重开，不仅浪费了一张发票，还影响了和客户的合作关系。

开票系统要熟练

拿到发票和开票设备后，就进入了“开票实操”环节。很多老板觉得“开票不就是填个金额、税率吗”，其实没那么简单。开票系统（比如航天信息的“航天信息开票软件”、百望云的“百望云电子发票平台”）功能复杂，操作不当很容易出错，轻则发票作废，重则导致税务风险。我从业近20年，见过太多因为开票系统不熟练导致的“坑”：比如忘记清卡导致发票无法开具，商品税收分类编码选错导致发票不合规，购买方信息填错导致发票作废……所以，熟练掌握开票系统，是每个企业财务人员和办税员的“必修课”。

**开票软件的安装和初始化**是第一步。税务局发放的开票设备（比如税控UKey）里，通常已经预装了开票软件，你只需要连接电脑，按照提示安装即可。安装完成后，需要进行“初始化设置”，比如设置企业基本信息（纳税人识别号、名称、地址电话、开户行及账号）、税控设备参数（比如税控盘的密码）、发票票种（比如专票、普票）。初始化设置非常重要，如果企业基本信息填错，开出去的发票就是“无效发票”，客户无法入账抵扣。我之前帮一个客户做初始化时，发现他把“开户行”填成了“XX银行XX支行”，实际上他的开户行是“XX银行XX分行”，及时发现后修改了，否则这张发票就“白开了”。

**发票开具的具体操作**是核心环节。以增值税专用发票为例，开具发票时，需要录入以下信息：购买方信息（名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号）、商品或服务信息（名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额）。这里有几个“易错点”需要特别注意：一是“商品税收分类编码”，这是税务局为商品和服务设定的“唯一标识”，必须准确选择，比如销售电脑，应该选择“计算机设备”编码，税率是13%；如果选错了编码（比如选成了“办公设备”编码，税率是9%），会导致发票税额计算错误，被税务局认定为“不合规发票”。我见过一个客户，销售“软件产品”，却选了“货物”编码，税率从13%变成了9%，结果少缴了增值税，被税务局稽查后，不仅要补税，还缴纳了滞纳金。二是“发票备注栏”，有些发票需要在备注栏填写特定信息，比如销售货物需要在备注栏填写“货物一批”，销售不动产需要填写不动产的地址、面积等，如果备注栏不填或填错，也可能导致发票不合规。三是“金额和税额的计算”，开票软件会自动计算金额和税额（价税分离），但你要核对一下，比如“含税金额10000元，税率13%”，税额应该是10000÷(1+13%)×13%≈1150.44元，金额是10000-1150.44=8849.56元，如果计算错误，会影响客户的抵扣。

**发票作废和红冲处理**是常见的“补救措施”。开具发票后，如果发现开错了（比如购买方信息错误、商品编码错误、金额写错），需要在“开票日期的当月”作废这张发票。作废操作很简单，在开票软件里找到“发票管理”-“发票作废”，选择要作废的发票，点击“作废”即可。但要注意，作废发票必须收回全部联次（发票联、抵扣联、记账联），如果其中一联丢失，就不能作废了，只能通过“红字发票”处理。如果发票跨月了，或者联次丢失，就需要开具“红字增值税专用发票”，流程是：在开票软件里填写《红字发票信息表》，上传税务局审核，审核通过后，开具红字发票，交给购买方。红字发票的“负数”金额，会冲减原来的正数金额，相当于“退货”或“折让”。我之前遇到一个客户，跨月后发现发票开错了，没有走红字流程，而是直接开了张正数发票给客户，结果客户拿两张发票去抵扣，被税务局系统预警，最后只能补税罚款。所以，发票作废和红冲一定要严格按照流程操作，别“想当然”。

**开票数据的备份和导出**是安全关键。开票软件里的数据（比如发票开具记录、购买方信息、税控设备数据）非常重要，一旦丢失，可能会导致发票无法报税、客户信息泄露等风险。所以，每次开票后，都要及时“备份数据”，可以通过开票软件的“数据管理”-“数据备份”功能，将数据备份到U盘或云端。同时，每个月要“导出开票数据”，用于申报增值税（比如申报表上的“销项税额”就是根据开票数据计算的）。我见过一个客户，因为电脑中了病毒，开票数据全部丢失，税务局要求他提供近三个月的开票明细，他只能从客户那里一张一张要，折腾了一个多星期，才把数据补齐，差点影响了纳税申报。所以，数据备份一定要重视，别等“出事了”才后悔。

后续管理不可少

发票申领、开具完成后，是不是就“万事大吉”了？当然不是。发票的后续管理，比如保管、认证、申报、丢失处理，同样重要，甚至更关键。很多企业只关注“开票”，却忽略了“管票”，结果导致发票丢失、逾期未认证、申报错误等问题，给企业带来不必要的麻烦和风险。我常说，“发票管理就像‘养孩子’，生下来（开具）只是第一步，养好（后续管理）才能健康成长。”

**发票的保管**是基础。开具的发票（包括纸质发票和电子发票）都需要妥善保管，纸质发票要放在“发票专用柜”里，防火、防潮、防丢失；电子发票要定期下载、备份，存储在安全的设备或云端。根据《中华人民共和国发票管理办法》，发票的保管期限是“5年”，期满后需要“销毁”，销毁前要向税务局申请，由税务局监督销毁。我见过一个客户，因为纸质发票乱放，被老鼠啃坏了，结果无法入账，只能找客户重新开，客户不愿意，最后只能自己承担损失。所以，发票保管一定要“专人负责、专柜存放”，别让发票“流浪在外”。

**专票的认证抵扣**是关键。如果企业是一般纳税人，收到了供应商的增值税专用发票，需要在“开具之日起360天内”进行“认证抵扣”，否则过期就不能抵扣了。认证现在非常方便，可以通过“增值税发票综合服务平台”在线认证，登录平台后，上传发票的抵扣联（或电子发票的PDF文件），系统会自动认证，认证通过后，发票的税额就会变成“进项税额”，可以抵扣销项税额。我之前遇到一个客户，因为财务人员离职，新来的会计不熟悉流程，收到供应商的专票后没有及时认证，过了360天才发现，结果这张价值10万元的专票（税额1.3万元）白白浪费了，相当于企业多缴了1.3万元的税，这个教训非常深刻。所以，专票抵扣一定要“及时”，最好在收到发票后的一个月内完成认证，避免“过期作废”。

**发票的申报和缴税**是核心。开具发票后，需要按照“纳税申报期限”申报增值税和企业所得税，比如小规模纳税人一般是按季度申报，一般纳税人是按月申报。申报时，需要将开票数据（销项税额）和认证数据（进项税额）填写到增值税申报表上，计算应缴的增值税税额，然后在申报期内通过电子税务局申报并缴款。如果逾期申报，税务局会“罚款”（比如申报逾期一天，罚款50元，最高罚款5000元），还会加收“滞纳金”（每天按应缴税款的0.05%计算，年化利率高达18.25%）。我见过一个客户，因为财务人员忘记申报增值税，逾期了10天，罚款500元，滞纳金250元，虽然钱不多，但影响了企业的纳税信用等级，以后申请税收优惠、银行贷款都会受影响。所以，纳税申报一定要“按时”，最好设置“申报提醒”，别等到“最后一天”才手忙脚乱。

**发票丢失的处理**是“补救措施”。如果发票丢失了，不要慌张，按照以下流程处理：如果是专票，需要购买方向税务局申请《丢失增值税专用发票已报税证明单》，然后销售方凭证明单开具红字发票；如果是普票，需要登报声明作废，并向税务局提交《发票丢失情况报告表》。我之前帮一个客户处理过专票丢失的情况，购买方因为疏忽把抵扣联弄丢了，我们赶紧联系税务局，申请了证明单，然后开具了红字发票，虽然流程麻烦了一点，但最终还是解决了问题。所以，发票丢失后，要“第一时间”联系税务局和购买方，别“拖着不办”，否则可能会导致更大的风险。

总结与展望

公司成立后申请发票，看似是一个简单的流程，实则涉及“前期准备、税务登记、发票种类选择、申领流程、开票系统使用、后续管理”等多个环节，每个环节都有“细节”和“坑位”。从我的经验来看，初创企业申请发票最常见的误区是：“重流程、轻细节”“重开票、轻管理”。比如，很多老板只关注“能不能申领到发票”，却忽略了“发票种类选对没有”；只关注“能不能开出去发票”，却忽略了“发票保管、认证、申报有没有跟上”。这些误区，轻则导致业务受阻，重则让企业面临税务风险，甚至影响企业的“生命线”——纳税信用等级。

未来，随着“金税四期”的全面推行和“以数治税”的深入，发票管理会越来越严格。税务局通过大数据，可以实时监控企业的发票开具、抵扣、申报数据，一旦发现异常（比如发票开具金额与收入不匹配、进项税额与成本不匹配），就会触发“风险预警”。所以，初创企业从一开始就要建立“合规意识”，把发票管理纳入企业财务管理的“核心环节”，而不是“应付差事”。如果企业暂时没有专业的财务人员，建议找专业的财税代理机构（比如我们加喜财税秘书公司）代为处理，这样既能保证流程合规，又能让老板专注于业务发展，实现“双赢”。

最后，我想对所有初创老板说：发票是企业的“经济身份证”，也是企业经营的“信用凭证”。申请发票的过程，虽然繁琐，但却是企业“规范化经营”的第一步。把这一步走稳、走好，企业才能在未来的市场竞争中“行稳致远”。希望这篇文章能帮到你，如果你在发票申请过程中遇到任何问题，欢迎随时咨询我们，加喜财税秘书公司会用12年的专业经验，为你保驾护航。

加喜财税秘书公司深耕财税领域12年，见证过无数初创企业在发票申请环节的“踩坑”经历。我们深知，发票管理不仅是流程问题，更是风险防控问题。因此，我们不仅提供“从税务登记到发票申领”的全流程指导，更注重帮助企业建立“合规的发票管理体系”：比如提前审核材料，避免因资料不全来回跑；根据企业业务类型，推荐最合适的发票种类；培训办税员熟练使用开票系统，减少开票错误；定期检查发票保管、认证、申报情况，避免逾期和丢失风险。我们相信，专业的财税服务，能让企业从成立之初就“少走弯路”，把更多精力投入到业务发展中，实现“轻装上阵”。选择加喜财税，让发票申请不再是难题，让企业合规经营“无忧”。