基础身份与资质
做代理记账，第一步肯定是“认人”——得知道我们给谁记账，这家公司是谁开的、有没有合法“身份证”。所以，基础身份与资质资料是“敲门砖”，缺了这些，后续的账根本没法做。这里面，最核心的4样东西：营业执照、法定代表人身份证、公司章程、开户许可证（或基本存款账户信息）。先说营业执照，这相当于公司的“出生证明”，上面有公司全称、统一社会信用代码、成立日期、经营范围、注册资本等关键信息。没有它，会计连公司主体都搞不清，更别说记账了。我见过有客户初次合作时，只发了营业执照照片，结果照片模糊，统一社会信用代码最后一位“0”看成了“6”，导致税务申报时税号错误，差点被系统拦截。后来我们要求客户重新提供清晰的扫描件，并在文件上标注“此件用于代理记账”，才避免了问题。所以，营业执照一定要提供原件扫描件，且确保信息完整、清晰，最好附带PDF格式，方便存档。
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接下来是法定代表人身份证。很多企业主会问：“我自己的公司，为啥还要我身份证？”其实这里有两个原因：一是税务备案需要，现在新办企业办税时，必须法人实名认证，代理记账公司要核对法人身份信息，才能在电子税务局做“三方协议”（企业、银行、税务的资金划扣协议）；二是法律风险规避，万一后续公司出现税务问题，法人身份是重要关联信息，会计需要留存备查。这里要注意，身份证只需要正反面扫描件，且要在有效期内。之前有个客户，法人身份证过期了没及时更新，我们帮他报税时，系统提示“身份验证失败”，最后只能让他先换新身份证，耽误了3天申报时间。所以，身份证过期了一定要提前告知会计，别等报税了才想起来。
公司章程这个资料，容易被小企业主忽略，觉得“公司是我开的，章程有什么用”。其实不然，章程里明确了股东出资比例、股权结构、法人权限等，是判断公司“钱从哪来、到哪去”的重要依据。比如，股东借款给公司，章程里如果没有约定，会计可能会直接记作“其他应付款”，但如果章程明确了“股东可提供无息借款”，就能合理规划利息支出，避免税务风险。我之前服务过一家科技公司，股东A出资60%、股东B出资40%，后来股东B给公司转账50万，没说明用途，会计直接记作“实收资本”，结果年底汇算清缴时，税务局认为“实收资本”必须按章程约定比例缴足，多出来的50万被认定为“股东借款”，需要补缴增值税和企业所得税。最后我们翻出公司章程，证明这笔钱是股东B的“临时借款”，才避免了税务处罚。所以，公司章程一定要提供最新版本，如果有过变更（比如增资、股权调整），还要附上工商变更通知书。
最后是开户许可证或基本存款账户信息。现在新办企业一般只发“基本存款账户信息”，但不管哪种，都需要提供开户行名称、账号、户名。这个资料主要用于两个地方：一是银行对账单的核对，会计需要把银行流水和账务记录匹配起来，确保每一笔收支都有据可查；二是“三方协议”的签订，没有账户信息，企业交税、退税都成问题。有个客户是做电商的，开了多个银行账户（对公账户、支付宝、微信商户通），但只给了一个账户的流水，结果其他账户的几笔大额收入漏记了，导致利润虚低，被税务局质疑“隐瞒收入”。后来我们要求他把所有收款账户的流水都提供，并定期同步新增账户，才解决了问题。所以，企业一定要把所有“公户”和“可支配的私户”（如公司法人、股东用于收款的账户）都告诉会计，别怕麻烦，账做平了比啥都强。
经营业务凭证
如果说基础身份是“骨架”，那经营业务凭证就是“血肉”——企业的每一笔经营活动，最终都要通过凭证反映到账上。这些凭证是记账的“原始依据”，直接决定了账务的准确性和合规性。核心的凭证包括：发票（开具的和收到的）、合同、出入库单、费用报销单、银行回单等。先说发票，这是财税工作的“硬通货”，也是税务局最关注的。企业对外销售商品或提供服务，要给客户开“发票”（销项发票）；从外面采购东西或接受服务，要取得对方开的“发票”（进项发票）。发票的种类很多，增值税专用发票、普通发票、电子发票、机动车销售统一发票……不同类型的发票，税务处理方式完全不同。比如，专票可以抵扣进项税，普票不行；电子发票和纸质发票效力一样，但必须打印出来才能入账吗？其实不用，现在很多会计都直接用电子版存档，但要注意保存PDF原始文件，防止篡改。我之前有个客户是做餐饮的，供应商给他开了普票，他却以为是专票，抵扣了13%的进项税，结果被税务局查出来，不仅补税，还罚了滞纳金。所以，企业一定要分清楚发票类型，收到发票时让会计核对清楚，别自己想当然。
除了发票，合同是经营业务凭证里的“定心丸”。很多企业觉得“有发票就够了，合同要不要无所谓”，这种想法大错特错。合同能证明业务的真实性——比如，你给一家公司做了设计服务，有发票是“收了钱”，但有合同才能证明“这笔钱是设计服务的收入”，而不是“借款”或“投资”。税务局在稽查时，经常会看合同和发票是否匹配，如果业务金额大、性质复杂（比如长期服务、分期收款），没有合同，很容易被认定为“虚开发票”。我服务过一家装修公司，给客户做了100万的工程，开了发票，但没签书面合同，后来客户不认账，说只做了80万，双方扯皮到税务局。最后我们只能找到一些聊天记录、施工照片，才勉强证明业务真实性，但整个过程耗时耗力。所以，但凡涉及收入、成本的业务，最好都有书面合同，哪怕是简单的协议，也要写清楚服务内容、金额、付款方式、双方信息，和发票一起交给会计存档。
出入库单是商贸企业和生产企业的“命根子”。如果是卖货的企业，出库单能证明“货确实发出去了”，是确认收入的依据；如果是买货的企业，入库单能证明“货确实收到了”，是确认成本的依据。没有出入库单，会计只能按发票记账，但发票和实际货物流可能不一致——比如，发票开了100万的货，但只发了80万，剩下的20万没出库，如果直接按100万确认收入，利润就虚高了，税也多交了。我之前有个客户做服装批发的，仓库管理混乱，出库单都是手写的，还经常丢失，会计只能根据“大概卖了多少”来记账，结果年底盘点库存，发现少了十几万的货，账实对不上，只能调整成本，利润一下子降了下去，还影响了贷款审批。所以，商贸企业一定要规范出入库流程，用ERP系统管理，每天或每周把出入库单整理好给会计，别等到月底才“回忆”卖了多少货。
费用报销单是每个企业都有的“高频凭证”，但也是最容易被忽视的。员工出差、招待客户、买办公用品，都需要报销，这些费用最终会进入公司的“管理费用”“销售费用”，影响利润。报销单的关键是“附件齐全”——比如，出差报销要附机票、火车票、酒店发票、出差审批单；招待费报销要附发票、招待对象、招待事由的说明；买办公用品要附发票、明细清单。我见过有员工报销“业务招待费”，发票是“办公用品”，金额5000块，但没写招待谁、因为啥事，会计直接给报了，结果税务局查账时，认为“业务招待费”没有真实凭证，不允许税前扣除，企业得补税25%。后来我们规定，所有报销单必须写清楚“事由、时间、地点、参与人”，附件不全的一律退回，才避免了这种问题。所以，企业一定要规范报销流程，让员工养成“拿啥票、报啥事”的习惯，会计也要严格审核，别怕得罪人——账做扎实了，对公司、对员工都有好处。
银行与资金往来
企业的资金流，就像人体的“血液循环”，银行与资金往来资料，就是记录“血液流动”的“心电图”。这些资料能清晰反映企业的每一笔收支、每一笔借款，是会计做账、报税、分析财务状况的基础。核心资料包括：银行对账单、银行回单、资金流水、贷款合同、担保合同等。先说银行对账单，这是会计每月必看的“账本”，上面有企业账户的期初余额、本期发生额、期末余额，每一笔收支都有对方户名、账号、金额、摘要。会计拿到对账单后，会和账务记录逐笔核对，确保“银行有数、账上有数，双方一致”。如果对不上，就是“未达账项”，需要查明原因——是企业已入账、银行没到账，还是银行已入账、企业没入账？我之前有个客户，月底银行对账单上有一笔5万的“其他应付款”，但企业账上没有，查了半天，发现是客户转的货款，但备注写成了“还款”，会计没注意到，差点当成“其他收入”报税。后来我们要求客户转款时备注“货款+公司简称”，避免这种误会。所以，银行对账单一定要每月按时提供，最好在次月5号前把上月的对账单发给会计，别拖到月底报税才想起。
银行回单是对账单的“细化版”，每一笔收支的“纸质或电子凭证”。比如，企业收到客户的10万货款，银行对账单上会显示“收入10万”，银行回单上会显示“收款方：XX公司，付款方：XX客户，金额10万，摘要：货款”。会计做账时，需要根据回单摘要判断这笔钱是“主营业务收入”还是“其他应付款”，是“销售商品”还是“提供服务”。如果回单摘要写的是“往来款”，会计就得进一步核实——是借款？是还款？还是投资？别直接当成“收入”入账。我见过有个客户收到股东转的20万，回单摘要写的是“投资款”，会计直接记了“实收资本”，后来股东说这是“借款”，要还，得改成“其他应付款”，导致整个月的账都要调整，麻烦得很。所以，企业转款时一定要写清楚摘要，别用“往来款”“代付”这种模糊的词，实在不清楚就打电话和会计确认，省得后续麻烦。
资金流水比银行对账单更“全面”，不仅包括对公账户的流水，还包括个人账户（如法人、股东、财务人员的账户）用于公司收支的流水。现在很多小企业为了方便，会用法人或股东的微信、支付宝收公司款，或者用个人账户付公司费用，这些钱“公私不分”，会计做账时必须合并处理。比如，法人用个人账户收了5万货款，这5万要算作公司“主营业务收入”，同时增加“其他应付款-法人”；法人用个人账户付了2万办公室租金，这2万要算作公司“管理费用-租赁费”，同时冲减“其他应付款-法人”。如果只提供对公账户流水，漏掉个人账户流水，公司的收入和费用就不完整，利润也不准确。我之前有个客户是做电商的，大部分收款都在微信商户通，但他只提供了对公账户流水，结果漏记了30万收入，利润虚低，被税务局怀疑“隐瞒收入”。后来我们让他把微信、支付宝的所有收款流水导出来，和订单明细核对，才把账做平。所以，企业一定要把所有“与公司有关的资金往来”（不管是对公还是个人）都告诉会计，别觉得“个人账户的钱和公司没关系”，在税务局眼里，只要是为了公司经营，都是公司的钱。
贷款合同和担保合同是“特殊资金往来”的凭证，如果企业向银行或其他机构借了款，或者给别人做了担保，这些合同必须交给会计。贷款合同里会有借款金额、利率、期限、还款方式等信息，会计要根据这些信息计提“财务费用”（利息），并在到期日按时还款。如果没及时还款，产生逾期，会影响企业征信，会计还得多做一笔“营业外支出”（罚款）。担保合同更要注意，如果被担保方还不上款，企业要承担“连带责任”，这笔“预计负债”必须及时入账，否则会隐藏企业风险。我见过有个客户给关联公司做了500万担保，没告诉会计，后来关联公司破产，银行要求他还款，他才知道自己要承担全部责任，账上却没反映这笔负债，差点导致资金链断裂。所以，只要有贷款或担保，一定要第一时间把合同给会计，让财务提前做好风险预案。
人员与薪酬资料
企业是“人”组成的，人员与薪酬资料，是反映企业“人力成本”和“社保合规”的关键。这些资料不仅影响利润表（“应付职工薪酬”“管理费用”等科目），还关系到社保局、税务局的合规检查——比如，员工有没有全员参保？工资申报和社保基数一致吗？有没有少交个税？核心资料包括：员工花名册、劳动合同、社保缴纳记录、工资表、个税申报表等。先说员工花名册，这是企业的“人员清单”，要写清楚员工姓名、身份证号、入职日期、岗位、工资标准、是否参保等信息。会计拿到花名册后，要和社保系统、个税系统的数据核对，确保“人、岗、薪、保”一致。我之前有个客户，员工花名册上写了10个人，但社保只交了8个，有两个是“临时工”，没给交社保。结果税务局查账时，认为“临时工”只要存在劳动关系，就必须参保，让企业补缴了2万社保费，还罚了1万。后来我们要求客户每月更新花名册，新增、离职员工都要及时告知，确保社保和个税申报准确。
劳动合同是“劳动关系”的法律凭证，也是判断“工资是否属于合理成本”的依据。劳动合同要写清楚合同期限、工作内容、劳动报酬、社保缴纳等条款，和花名册、工资表、社保记录要能对应上。比如，劳动合同上约定“月薪8000元，社保按最低基数缴纳”，那工资表上就要体现“应发工资8000元”，社保记录上就要体现“缴费基数是当地最低工资标准”。如果劳动合同没签，或者合同内容和实际工资不一致，税务局可能会认为“工资不真实”，不允许税前扣除。我见过有个客户，给员工发工资时，劳动合同上写“月薪5000元”，但实际发8000元，差额部分用“报销”形式发，结果税务局查账时，认为“报销”没有合理凭证，要求把这3000元并入工资总额补个税，企业多交了1.2万个税。所以，一定要和员工签规范的劳动合同，工资、社保、合同内容保持一致，别搞“阴阳合同”。
社保缴纳记录是“社保合规”的直接体现，包括社保申报表、缴费凭证、增减员表等。现在很多地区都实行“社保入税”，社保数据会和个税数据自动比对，如果个税申报了工资，但没交社保，或者社保基数低于个税基数，系统会直接预警。我之前有个客户，为了省钱，给所有员工的社保都按最低基数交，但个税按实际工资报，结果“社保入税”系统比对出差异，税务局发来《风险提示函》，要求企业说明情况。最后企业只能补缴了3个月的社保差额，还交了滞纳金。所以，社保一定要按时、足额缴纳，基数要和工资一致，别抱有侥幸心理——现在税务和社保的数据打通了，“小聪明”是行不通的。
工资表和个税申报表是“薪酬核算”的核心成果，也是税务局重点关注的对象。工资表要分“应发工资”和“实发工资”，应发工资包括基本工资、绩效、奖金、补贴等；实发工资是应发工资减去社保、公积金、个税后的金额。个税申报表要根据工资表计算，比如，员工月薪10000元（扣除社保公积金后），每月要交多少个税，有没有专项附加扣除（子女教育、房贷利息等），都要准确申报。我见过有个客户，会计在算个税时，把“专项附加扣除”忘了扣，导致员工多交了500个税，员工找上门来，公司只能把多交的钱退给员工，还把会计批评了一顿。后来我们要求客户每月发工资前，让员工确认“专项附加扣除”信息，会计算完个税后，再让员工签字确认，避免出错。所以，工资表和个税申报表一定要反复核对，确保“账、表、人”一致——账上记了多少工资，申报表报了多少个税，员工实际拿了多少钱，三者要对得上。
税务申报辅助资料
代理记账的最终目的之一，是帮助企业合规申报纳税。税务申报辅助资料，就是会计报税时的“弹药库”，这些资料能帮助会计准确计算税额、应对税务检查。核心资料包括：之前的纳税申报表、税务事项通知书、税收优惠资质证明、税务稽查资料等。先说之前的纳税申报表，包括增值税、企业所得税、个税、印花税等所有税种的申报表。会计在做账时，需要参考往期的申报数据，确保“收入、成本、税额”的逻辑一致——比如，本期增值税申报的“销项税额”，要和账上的“主营业务收入”“应交税费-应交增值税（销项税额）”匹配；本期企业所得税申报的“利润总额”，要和利润表上的“利润总额”一致。如果往期申报有错误，本期账务也要相应调整，不能“错上加错”。我之前有个客户，上季度增值税申报时，把“免税收入”报成了“应税收入”，多交了1万增值税。这季度做账时，会计没参考上期申报表，继续按应税收入做账，结果又多交了1万。后来我们翻出上期申报表，发现错误，才做了“增值税减免备案”，退回了多交的税款。所以，企业一定要把往期的纳税申报表整理好，交给会计存档，这是做账的重要参考。
税务事项通知书是税务局的“官方指令”，比如“税务行政处罚决定书”“税务处理决定书”“税务事项通知书”等。这些通知书会明确告知企业存在的问题（如少交税款、漏申报）、需要补缴的金额、整改期限等。会计拿到通知书后，要立即分析原因，调整账务，并在规定时间内完成整改。我之前有个客户，收到税务局的“税务事项通知书”，说企业“2022年度企业所得税申报的收入不实，少交税款5万”，要求15天内补缴。会计拿到通知书后，赶紧翻出2022年的账务和凭证，发现是有一笔“预收账款”没结转收入，导致利润虚低。于是会计立即调整账务，补缴了税款和滞纳金，并向税务局提交了情况说明，才避免了更严重的处罚。所以，只要收到税务局的通知书，一定要第一时间交给会计，别自己藏着掖着，越拖问题越严重。
税收优惠资质证明是“节税”的“通行证”，比如高新技术企业证书、研发费用加计扣除备案表、小微企业认定表等。如果企业符合税收优惠条件，一定要提前办理相关资质，并把证明资料交给会计，会计在做账和报税时才能享受优惠。比如，高新技术企业可以享受“企业所得税减按15%征收”的优惠，但必须提供“高新技术企业证书”；研发费用可以享受“100%加计扣除”，但必须提供“研发项目计划书”“研发费用辅助账”等资料。我之前有个客户是科技型中小企业，符合“研发费用加计扣除”条件，但会计没提醒他准备相关资料，导致年度汇算清缴时没享受优惠，白白多交了8万企业所得税。后来我们帮他补办了“研发项目备案”，并调整了年度申报表，才退回了多交的税款。所以，企业一定要了解自己能享受哪些税收优惠，提前准备资料，别等报税了才想起来——优惠不“主动申请”，是不会“自动到账”的。
税务稽查资料是企业被税务局稽查时，需要提供的“全套账务资料”，包括账簿、记账凭证、报表、原始凭证（发票、合同、银行回单等）、纳税申报表等。如果企业平时资料整理规范，稽查时就能从容应对；如果资料乱七八糟，不仅会影响稽查进度，还可能被税务局认定为“账务混乱”，从而增加处罚风险。我之前有个客户被税务局稽查，会计找原始凭证时，找了半天没找到某笔费用的发票，只能提供复印件。税务局认为“复印件不能证明业务真实性”，不允许这笔费用税前扣除，企业只能补税2万。后来我们帮他规范了资料管理，每月把凭证装订成册，标注“月份、凭证号、业务类型”，再遇到稽查，很快就能找到需要的资料，顺利通过了检查。所以，企业一定要平时就做好资料归档工作，别等“用的时候才找”——平时多流汗，战时少流血。
特殊行业补充资料
不同行业有不同的经营特点，代理记账需要的“特殊资料”也千差万别。如果企业属于特殊行业（如外贸、建筑、电商、餐饮等），除了上述通用资料，还需要提供行业特定的凭证，否则账务处理会“水土不服”。下面我以外贸、建筑、电商三个行业为例，讲讲特殊行业需要补充哪些资料。先说外贸行业，核心资料包括：报关单、外汇核销单（现在已取消，但有些地区还需要）、出口退税申报表、进项发票认证通知书等。外贸企业做的是“进出口生意”，报关单是“货物进出境”的凭证，上面有商品名称、数量、金额、出口日期等信息，是确认“出口收入”和“出口退税”的依据。外汇核销单虽然取消了，但企业收外汇时，还需要提供“银行结汇水单”，证明外汇已经换成人民币，入账到公司账户。出口退税申报表是会计计算“退税率”“应退税额”的依据，必须和报关单、进项发票一一对应。我之前有个外贸客户，出口了一批货物，报关单上写的是“服装”，进项发票上写的是“布料”，结果税务局认为“商品名称不一致”，怀疑“虚报出口退税”，要求企业提供“服装加工合同”。幸好客户有合同，才证明了业务真实性，顺利拿到了退税。所以，外贸企业一定要把报关单、外汇水单、出口退税资料整理好，和进项发票对应清楚，别让“商品名称”“数量”这些细节“掉链子”。
建筑行业的核心资料包括：工程合同、工程进度款结算单、发票开具记录、成本发票（如材料费、人工费、机械租赁费等）、项目验收报告等。建筑企业的特点是“项目周期长、收入确认复杂”，通常按“完工百分比法”确认收入——也就是根据工程进度，把“合同总收入”分摊到各个期间，确认“主营业务收入”。工程进度款结算单是确认“当期收入”的关键，上面有“已完工工程量”“应收工程款”“已收工程款”等信息，会计要根据结算单做“应收账款”“主营业务收入”。成本发票是确认“工程成本”的依据，比如买钢材要开“材料费”发票，请施工队要开“人工费”发票，租挖掘机要开“机械租赁费”发票。我之前有个建筑客户，给一个项目做了1000万工程，工程进度款结算单上写“已完工80%，应收800万”，但会计只开了500万发票，导致“收入确认不足”，利润虚低，被税务局质疑“隐瞒收入”。后来我们要求客户根据工程进度及时开票，并和成本发票对应，才把账做平。所以，建筑企业一定要按项目归集资料，合同、结算单、发票要一一对应，收入确认要符合“完工百分比法”的要求，别自己“拍脑袋”确认收入。
电商行业的核心资料包括：平台销售数据截图、订单记录、物流单号、推广费用发票（如抖音、淘宝直通车费用）、平台服务费发票等。电商企业的特点是“线上交易、资金流和货物流分离”，很多收款都在平台（如淘宝、京东、拼多多），发货通过物流公司（如顺丰、中通），推广费用在平台投放。平台销售数据截图是确认“收入”的依据，上面有“订单编号”“商品名称”“销售金额”“实收金额”等信息，会计要根据截图做“主营业务收入”。订单记录和物流单号是证明“货物已发出”的依据，避免“虚假收入”风险。推广费用发票是确认“销售费用”的依据，比如在抖音投了10万广告费，要开“市场推广费”发票，才能税前扣除。我之前有个电商客户，大部分收款都在微信和支付宝，但他只提供了“平台销售数据截图”，没提供“订单记录”和“物流单号”，税务局查账时，认为“收入没有货物流支撑，可能是虚假收入”，要求企业提供“发货视频”“客户签收记录”。幸好客户有监控录像，才证明了业务真实性。所以，电商企业一定要把平台数据、订单、物流单、推广发票整理好，确保“资金流、货物流、信息流”三流一致，别让“线上交易”成为“税务风险”的漏洞。
## 总结 讲了这么多，其实“代理记账需要提供什么资料”的核心，就八个字：“全面、真实、及时、规范”。全面，就是该有的资料一样都不能少，从基础身份到行业特殊资料，都要覆盖；真实，就是资料必须反映实际业务，不能造假、不能隐瞒；及时，就是每月的凭证、流水、申报表要按时给会计，别拖后腿；规范，就是资料要整理清楚，标注清楚，方便会计核对。 作为在企业财税一线干了20年的会计，我见过太多因为资料问题“栽跟头”的案例，也见证了很多企业通过规范资料管理，实现“财税合规、风险降低、效率提升”的过程。其实，代理记账不是企业“甩手掌柜”，而是“合作伙伴”——企业负责提供真实、完整的资料，会计负责专业、规范的记账，双方配合好了，企业才能把精力放在核心业务上，实现长远发展。 未来的财税环境，会越来越数字化、智能化。比如，“电子发票”会全面普及，“银企直连”会自动同步银行流水，“智能记账软件”会自动识别凭证类型……但不管技术怎么变，“资料是记账的基础”这个道理不会变。企业只有从一开始就重视资料管理，才能适应未来的财税趋势，避免被“淘汰”。 ## 加喜财税秘书的见解 加喜财税秘书深耕财税服务12年，服务过上千家企业，从初创公司到成熟企业，我们深知“资料准备”是代理记账的“第一道关口”。我们不仅为客户提供标准化的“资料清单”，更根据企业行业、规模、发展阶段，定制“个性化资料管理方案”——比如外贸企业，我们会重点指导“报关单、出口退税资料”的整理；建筑企业，我们会协助“项目合同、工程结算单”的归档；电商企业，我们会对接“平台数据、物流信息”的同步。同时，我们引入“智能财税系统”，通过OCR识别发票、银企直连获取流水、自动生成凭证，让资料收集从“手动整理”变成“智能同步”，大大提高了效率和准确性。我们始终相信，只有“资料扎实”，才能“账务合规”；只有“账务合规”，才能“企业无忧”。加喜财税秘书提醒：公司注册只是创业的第一步，后续的财税管理、合规经营同样重要。加喜财税秘书提供公司注册、代理记账、税务筹划等一站式企业服务，12年专业经验，助力企业稳健发展。